Tipos de custo
| Tipo | O que é | Exemplo |
|---|---|---|
| Direto | Gasto que existe por causa do projeto | Salário da equipe alocada, material, fornecedor |
| Indireto | Gasto compartilhado com o resto da empresa | Aluguel, energia, administração |
| Fixo | Não muda com o tamanho do trabalho | Licença de software por mês |
| Variável | Cresce com a quantidade | Hora extra, material por unidade |
Como montar
- Parta da EAP: cada entrega recebe um custo.
- Some pessoas, materiais, serviços, taxas e impostos.
- Acrescente uma reserva para imprevistos.
- Distribua o gasto no tempo (mês a mês), porque o caixa precisa estar disponível quando o gasto acontece.
- Aprove com quem paga e guarde essa versão como referência.
Perguntas para estimar custos
| O que perguntar | Para quem |
|---|---|
| "O que está incluído e o que é cobrado à parte?" | Fornecedores |
| "Quanto custou algo parecido?" | Quem já fez |
| "Existe taxa, imposto ou reajuste no período?" | Financeiro |
| "Quanto temos de teto?" | Quem paga |
| "O pagamento é à vista, parcelado ou por marco?" | Fornecedores |
Reserva para imprevistos
Dois tipos aparecem nos guias de gestão de projetos:
- Reserva de contingência: para riscos já identificados. Fica no orçamento do projeto e o gerente pode usá-la.
- Reserva gerencial: para problemas que ninguém previu. Em geral, fica com a direção e exige aprovação para usar.
Quanto reservar depende do risco do projeto. Evite adotar uma porcentagem fixa sem justificar. Ligue a reserva aos riscos listados na gestão de riscos: quanto mais incerteza, maior a reserva.
Acompanhar planejado versus gasto
Compare, todo mês: o que planejei gastar, o que gastei e quanto do trabalho ficou pronto. Gastar menos que o planejado não é sempre boa notícia: pode significar atraso. E se gastou 50% e fez 30%, há problema.
Valor agregado (EVM) com um exemplo
É um método que junta custo, prazo e avanço do trabalho em três números:
| Sigla | Nome | Pergunta que responde |
|---|---|---|
| PV | Valor planejado | Quanto deveria estar pronto até hoje? |
| EV | Valor agregado | Quanto realmente está pronto (em valor)? |
| AC | Custo real | Quanto gastei até hoje? |
Exemplo: o projeto custa R$ 100 mil no total. Até hoje deveria ter feito R$ 40 mil (PV), fez R$ 30 mil de trabalho (EV) e gastou R$ 50 mil (AC).
- Índice de custo (CPI) = EV ÷ AC = 30 ÷ 50 = 0,6. Cada real gasto entregou 60 centavos de trabalho. Abaixo de 1 é ruim.
- Índice de prazo (SPI) = EV ÷ PV = 30 ÷ 40 = 0,75. O projeto está com 75% do ritmo planejado. Abaixo de 1 é atraso.
Com esses dois números, dá para ver que o projeto está atrasado e acima do custo antes de estourar o orçamento. Os números do exemplo são ilustrativos.
Erros comuns
- Orçar só o que aparece na nota fiscal e esquecer o tempo da equipe.
- Não distribuir o gasto no tempo.
- Aprovar o orçamento e nunca mais olhar.
- Usar uma reserva "de gaveta" sem ligar a riscos concretos.
Perguntas frequentes
Quanto reservar para imprevistos?
Depende do risco do projeto. Evite adotar uma porcentagem sem justificar; ligue a reserva aos riscos identificados.
Orçamento e custo são a mesma coisa?
Custo é o valor estimado de cada item. Orçamento é a soma dos custos, distribuída no tempo e aprovada, que vira a referência para acompanhar o projeto.
Preciso usar EVM em todo projeto?
Não. Em projetos pequenos, planejado versus gasto versus avanço já dá uma boa visão. EVM ajuda quando o projeto é grande, longo ou contratado com fornecedores.
E se o orçamento estourar?
Mostre os números cedo, apresente opções (cortar escopo, estender prazo, pedir mais verba) e deixe quem paga decidir.