Um exemplo do dia a dia
Você vai fazer a festa de 15 anos da sua filha, daqui a três meses. Quais são os riscos?
- O salão cancelar a data.
- Chover e a festa ser ao ar livre.
- O buffet aumentar o preço.
- O DJ não aparecer.
- Muita gente confirmar e o espaço ficar pequeno.
Nenhum desses aconteceu. Mas, se você pensar agora, dá para agir: assinar contrato com data, ter um plano B coberto, pedir o preço por escrito e confirmar o DJ uma semana antes. Isso é gestão de riscos.
Passo 1: descobrir os riscos (o que perguntar e a quem)
Você não vai achar todos os riscos sozinha na frente do computador. Os melhores vêm de conversa. Pergunte:
| O que perguntar | Para quem | Que tipo de risco aparece |
|---|---|---|
| "Nos últimos projetos parecidos, o que deu errado?" | Quem já fez algo parecido | Erros que se repetem |
| "O que precisa estar pronto antes de eu começar o meu trabalho?" | Quem entrega algo que você usa | Atrasos em cadeia |
| "Do que você depende e ainda não está garantido?" | Cada pessoa da equipe | Dependências soltas |
| "Qual parte do projeto você nunca fez antes?" | Quem vai executar | Falta de experiência |
| "Se o dinheiro cortar 20%, o que sai primeiro?" | Quem paga | Risco de orçamento |
| "O que pode fazer o contrato ou o prazo mudar?" | Fornecedores | Preço, prazo, cancelamento |
| "Quem pode ficar contra o projeto, e por quê?" | Chefes das áreas afetadas | Resistência |
Faça essa rodada em uma reunião curta ou em conversas individuais. Anote tudo, sem julgar. Um risco que parece bobo pode ser o mais importante.
Leia também: quem é afetado pelo projeto
Passo 2: anotar cada risco com as informações certas
Para cada risco, preencha uma linha com estas informações:
| O que anotar | Pergunta que responde |
|---|---|
| O que pode acontecer | Qual é o risco, em uma frase simples? |
| Chance | É improvável, possível ou provável? |
| Estrago | Se acontecer, o que muda: prazo, custo, qualidade? |
| Como evitar | O que fazemos agora para reduzir a chance? |
| Plano B | Se acontecer mesmo assim, o que fazemos? |
| Quem fica de olho | Quem avisa se o risco está chegando? |
| Sinal de alerta | O que mostra que o risco está perto? |
Essa tabela, preenchida, é o seu plano de gerenciamento de riscos na versão simples.
Passo 3: separar o que importa (a matriz de riscos)
Você provavelmente terá muitos riscos. Não dá para cuidar de todos com a mesma energia. A matriz de riscos ajuda a escolher: cruza a chance com o estrago.
| Estrago pequeno | Estrago médio | Estrago grande | |
|---|---|---|---|
| Chance alta | Fique de olho | Aja logo | Aja já |
| Chance média | Aceite | Fique de olho | Aja logo |
| Chance baixa | Aceite | Aceite | Fique de olho |
Na festa: o DJ faltar tem chance baixa e estrago médio (dá para improvisar som). Já o salão cancelar tem chance baixa e estrago grande: vale agir antes, com contrato.
Passo 4: escolher o que fazer com cada risco
Para cada risco, há quatro caminhos:
- Evitar: mudar o plano para o risco nem existir. (Fazer a festa em salão coberto.)
- Reduzir: diminuir a chance ou o estrago. (Confirmar o DJ uma semana antes.)
- Dividir com alguém: passar parte do peso para outro. (Contratar seguro ou colocar multa no contrato.)
- Aceitar: reconhecer o risco e seguir, sabendo o que fazer se vier. (Aceitar que o cardápio pode subir um pouco.)
Passo 5: voltar à lista toda semana
Risco muda. Um que parecia grande pode sumir. Um novo pode aparecer. Reserve dez minutos na reunião semanal para perguntar: "Algum risco mudou? Apareceu algum novo? Algum virou problema?".
Erros comuns
- Fazer a lista uma vez, no começo, e nunca mais olhar.
- Anotar riscos vagos, como "atraso". Atraso de quê, causado por quê?
- Listar risco sem dono. Se ninguém fica de olho, ninguém avisa.
- Planejar a reação só depois que o problema chegou.
Leia também: gestão de mudanças
Leia também: matriz RACI
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre risco e problema?
Risco ainda não aconteceu. Problema já aconteceu. Gerir risco é tentar evitar que ele vire problema.
Quantos riscos devo listar?
Não existe número certo. Em projeto pequeno, uma lista curta e bem escrita ajuda mais que uma lista enorme que ninguém lê. O importante é que cada risco tenha dono e plano.
Preciso de software para gerir riscos?
Não. Uma planilha com as colunas do passo 2 resolve. Ferramentas ajudam quando há muitos projetos e muita gente.
Quem faz a gestão de riscos?
O gerente do projeto organiza, mas a equipe toda participa. Quem está na ponta costuma enxergar os riscos primeiro.