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Ferramentas interativas

12 ferramentas simples, cada uma ligada a um guia do blog. Os exemplos já vêm preenchidos: troque pelos dados do seu projeto.

Todas as ferramentas

Ferramenta interativa

Cronograma de trás para frente

Coloque a data final e veja até quando cada marco precisa estar pronto.

14 de dez. de 2026daqui a 30 dias
13 de jan. de 2027daqui a 60 dias
23 de jan. de 2027daqui a 70 dias
28 de jan. de 2027daqui a 75 dias
22 de fev. de 2027daqui a 100 dias
07 de mar. de 2027daqui a 113 dias
13 de mar. de 2027daqui a 119 dias

Prazos de exemplo para um evento de médio porte. Ajuste os dias com os seus fornecedores: eles sabem quanto tempo precisam.

Guia completo: Cronograma de evento: como montar de trás para frente

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Estimativa de três pontos

Para cada tarefa, o melhor caso, o mais provável e o pior caso. A conta devolve um prazo mais realista.

TarefaMelhor casoMais provávelPior caso
Estimativa: 5,5 dias
Estimativa: 16,7 dias
Estimativa: 5,8 dias
Só com o "mais provável"25 dias
Estimativa de três pontos28 dias
Faixa provável24,2 a 31,8 dias

A conta é a média ponderada da estimativa de três pontos (PERT): (melhor + 4 × provável + pior) ÷ 6. A faixa usa um desvio para cada lado. Valores em dias de trabalho; o exemplo é ilustrativo.

Guia completo: Estimativa de projetos e priorização: planning poker, MoSCoW e RICE

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Orçamento com reserva

Some os custos, defina a reserva para imprevistos e veja quanto pedir de verdade.

Soma dos custosR$ 55.000
Reserva (10%)R$ 5.500
Valor para pedirR$ 60.500

Valores de exemplo para um evento. O percentual de reserva depende do risco do projeto: combine com quem aprova o orçamento e registre o motivo.

Guia completo: Orçamento de projeto: como montar e acompanhar os custos

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Termo de abertura

Responda dez perguntas e saia com o resumo do projeto pronto para mandar a quem aprova.

Termo de abertura

Festival de inverno da escola

Por que o projeto existeA escola precisa arrecadar recursos para reformar a biblioteca.

O que muda quando ele terminarArrecadar o valor da reforma em um único evento, com a comunidade envolvida.

O que será entregueFestival de um dia com barracas, apresentações dos alunos e rifa.

O que fica foraA reforma em si e a compra dos livros.

PrazoFestival no último sábado de junho.

Orçamento disponível[valor a definir com a direção]

Quem patrocina e aprovaDireção da escola

Quem conduz o projetoCoordenação pedagógica

Principais riscos conhecidosChuva no dia; poucos voluntários na montagem.

Aprovação: ______________   Data: __/__/____

O exemplo é fictício. O termo não substitui o modelo da sua empresa, se houver um: serve para organizar as respostas antes da reunião de aprovação.

Guia completo: Termo de abertura de projeto (TAP): o que é e modelo

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Matriz de riscos

Liste o que pode dar errado, marque chance e estrago e veja o que precisa de atenção primeiro.

RiscoChanceEstrago
1
2
3
4
5
Alta
5
Média
23
Baixa
4
1
Estrago baixoMédioAlto
AcompanharPlanejar respostaAgir agora

Exemplo pronto com a festa de 15 anos do guia. Troque pelos riscos do seu projeto. Nada é salvo: a matriz serve para você pensar e copiar para a sua planilha.

Guia completo: Gestão de riscos em projetos: o que perguntar, a quem perguntar e o que anotar

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Cascata ou ágil?

Responda cinco perguntas sobre o seu projeto e veja qual abordagem combina mais.

1. Você já sabe exatamente o que vai ser entregue no fim?
2. Quem pede o projeto consegue olhar e dar retorno com frequência?
3. Mudar algo no meio do caminho custa caro?
4. Dá para entregar em partes que já funcionam sozinhas?
5. Existe regra, contrato ou norma que exige cada etapa aprovada antes da próxima?
Resultado
Cascata
Ágil

Responda pelo menos 3 perguntas

Você respondeu 0 de 5.

É um ponto de partida para conversar com o time, não um veredito. Muitos projetos misturam as duas coisas.

Guia completo: Modelo cascata: o que é, quando usar e como é diferente do ágil

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Urgente ou importante?

Separe as tarefas da semana em fazer agora, agendar, delegar ou cortar.

Fazer agoraUrgente e importante
  • Responder o cliente sobre o atraso
AgendarImportante, não urgente
  • Preparar o planejamento do próximo trimestre
  • Revisar o contrato do fornecedor
DelegarUrgente, não importante
  • Atualizar a planilha de horas
  • Pedir orçamento de impressão
Cortar ou adiarNem urgente nem importante
  • Ler todos os e-mails em cópia

Essa divisão é conhecida como matriz de Eisenhower. "Urgente" é o que tem prazo curto; "importante" é o que aproxima o projeto do objetivo.

Guia completo: Gestão do tempo para gerentes de projeto: métodos simples

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Matriz RACI

Clique nas células para dizer quem faz, quem decide, quem opina e quem só precisa saber.

TarefaChecagem
Ok
Ok
Ok

R faz · A decide e responde pelo resultado · C é consultado antes · I é avisado depois. Regra de ouro: cada tarefa tem um único A.

Guia completo: Matriz RACI: quem faz, quem decide, quem opina e quem só precisa saber

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Mapa de interessados

Posicione cada pessoa por poder e interesse e veja como se comunicar com ela.

Poder ↑
Manter satisfeitoMuito poder, pouco interesse. Pouca reunião, resumos objetivos e nenhuma surpresa.
  • Diretora financeira
Gerenciar de pertoMuito poder e muito interesse. Ouça antes de decidir e atualize com frequência.
  • Patrocinador do projeto
  • Gerente da área usuária
MonitorarPouco poder e pouco interesse. Avisos gerais bastam.
  • Fornecedor de TI
Manter informadoPouco poder, muito interesse. Mantenha por perto e use como termômetro.
  • Equipe de atendimento
  • Clientes finais
Interesse →

É a grade de poder e interesse, uma das formas mais usadas de mapear stakeholders. Revise o mapa quando o projeto mudar de fase: as pessoas mudam de quadrante.

Guia completo: Stakeholders: quem são e como mapear no seu projeto

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Pauta de kickoff

Os assuntos que não podem faltar na primeira reunião, com a pauta pronta para copiar.

0 de 8 assuntos preparados

Marque o que já está preparado antes da reunião. Os assuntos sem marca são os que mais geram retrabalho depois.

Guia completo: Reunião de kickoff, status e retrospectiva: modelos

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Quanto custa esta reunião?

Pessoas, duração e frequência viram reais por mês. Ajuda a decidir se a reunião precisa existir.

Cada reuniãoR$ 480
Por mêsR$ 2.078
Por anoR$ 24.960

Antes de marcar: tem pauta? Tem decisão a tomar? Todo mundo precisa estar lá?

Use o custo da hora que a sua empresa considera (salário mais encargos, dividido pelas horas do mês). O valor inicial é só um exemplo.

Guia completo: Reunião de kickoff, status e retrospectiva: modelos

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Capacidade da sprint

Quantas horas o time tem de verdade na sprint, descontando folgas, reuniões e imprevistos.

PessoaDias disponíveisHoras por dia
Horas disponíveis276 h
Capacidade real (70%)193,2 h
Por pessoa, em média48,3 h

O tempo de foco desconta reuniões, suporte e interrupções. Ajuste pela experiência das últimas sprints do time.

Guia completo: O que é sprint: como funciona e como planejar um