Passo 1: comece pela data do evento
Escreva a data e o horário de abertura. Depois volte no tempo, perguntando: "o que precisa estar pronto antes disso?".
Passo 2: liste os marcos
Marcos são os pontos em que algo importante precisa estar fechado. Exemplos:
| Marco | Pergunta | Para quem |
|---|---|---|
| Local fechado e contrato assinado | Quanto tempo o local precisa para confirmar? | Local |
| Programação e palestrantes confirmados | Quando eles precisam das informações finais? | Palestrantes |
| Fornecedores contratados | Qual o prazo mínimo de cada um? | Fornecedores |
| Divulgação aberta | Quanto tempo antes as vendas ou inscrições devem abrir? | Marketing |
| Material impresso e brindes | Quanto tempo a gráfica leva, contando a entrega? | Gráfica |
| Montagem | Em que dia e horário o local libera o espaço? | Local |
Passo 3: coloque os prazos de aprovação
O que mais atrasa evento não é fazer, é esperar aprovação. Inclua no cronograma quantos dias cada aprovação leva (arte, orçamento, contrato) e quem aprova. Se a pessoa que aprova viaja na semana crítica, o cronograma precisa saber disso.
Passo 4: some uma folga
Reserve uma folga entre as etapas e uma margem maior antes do evento. Entregas de fornecedores atrasam, e é melhor receber com sobra do que no dia.
Exemplo resumido (evento de médio porte)
| Quando | O que acontece |
|---|---|
| Meses antes | Definir objetivo, orçamento e data; fechar o local |
| Algumas semanas depois | Fechar programação, contratar fornecedores principais |
| Semanas antes | Abrir divulgação, produzir materiais |
| Última semana | Confirmar todo mundo, ensaiar, conferir lista de tudo que chega |
| Dia anterior | Montagem e teste |
| Dia do evento | Execução com run-down |
| Depois | Pós-evento |
Os prazos reais variam muito com o tamanho e o tipo do evento. Defina os seus com os próprios fornecedores.
Erros comuns
- Começar a planejar pela divulgação, sem ter o local fechado.
- Esquecer o tempo de aprovação.
- Não ter um responsável por cada marco.
Perguntas frequentes
Com quanta antecedência devo começar?
Depende do tamanho. Quanto maior o evento, mais cedo. Pergunte ao local e aos fornecedores principais qual a antecedência mínima deles.
Posso usar o Gantt para evento?
Pode. Veja como em cronograma de projeto.