A ideia em uma frase
Você não ganha velocidade fazendo as pessoas correrem mais. Ganha tirando do caminho o que atrasa, repete ou não serve para ninguém.
Os cinco princípios do pensamento Lean
Esses princípios aparecem no livro "A Mentalidade Enxuta nas Empresas", de James Womack e Daniel Jones. Em palavras do dia a dia:
| Princípio | O que significa na prática | Pergunta para fazer |
|---|---|---|
| Valor | Definir o que quem recebe realmente valoriza | "O que o cliente pagaria para ter?" |
| Fluxo de valor | Mapear todos os passos, do pedido à entrega | "Por onde esse trabalho passa até chegar pronto?" |
| Fluxo | Fazer o trabalho andar sem parar no meio | "Onde ele fica parado esperando?" |
| Puxar | Começar o trabalho só quando alguém precisa dele | "Estamos fazendo coisa que ninguém pediu ainda?" |
| Perfeição | Melhorar sempre, em passos pequenos | "O que podemos melhorar na próxima rodada?" |
Desperdícios comuns em projetos
A lista clássica do Lean tem sete tipos de desperdício. Veja como aparecem em projetos de escritório:
| Desperdício | Exemplo do dia a dia |
|---|---|
| Espera | Tarefa parada esperando aprovação |
| Retrabalho (defeito) | Refazer porque o pedido estava confuso |
| Excesso de produção | Fazer mais do que foi pedido |
| Excesso de processamento | Relatório de 20 páginas que ninguém lê |
| Estoque | Pilha de tarefas começadas e nenhuma terminada |
| Movimentação | Procurar arquivo, decisão ou contato em vários lugares |
| Transporte | Passar a informação por muitas pessoas até chegar a quem usa |
Alguns autores acrescentam um oitavo: talento mal aproveitado, quando a pessoa faz algo abaixo do que sabe fazer ou não é ouvida.
Como achar desperdício no seu projeto
- Desenhe os passos do trabalho, do pedido até a entrega, em um papel ou quadro.
- Marque onde a tarefa fica parada.
- Marque onde ela volta para trás.
- Escolha um ponto só e teste uma mudança por uma ou duas semanas.
| O que perguntar | Para quem |
|---|---|
| "Em que etapa a tarefa fica mais tempo parada?" | Quem faz |
| "O que você refaz com frequência?" | Quem faz |
| "Isso é algo que quem recebe valoriza?" | Quem recebe |
| "Que informação você precisa e demora a conseguir?" | Quem faz |
Lean e Kanban
O Kanban combina com o pensamento Lean porque mostra o fluxo e limita quanto trabalho fica em andamento ao mesmo tempo. Se a coluna "em aprovação" enche e as outras esvaziam, o desperdício de espera está à vista.
Lean e ágil
O ágil e o Lean se parecem: ambos valorizam entregar valor cedo, aprender com o resultado e melhorar continuamente. Há inclusive uma linha chamada Lean Software Development, de Mary e Tom Poppendieck, que levou os princípios Lean para o desenvolvimento de software.
Quando o Lean ajuda mais
- Processos repetidos, como atendimento, aprovação de documentos ou compras.
- Projetos em que o trabalho passa por muitas mãos.
- Equipes que se sentem sempre ocupadas e mesmo assim entregam pouco.
Quando tomar cuidado
Cortar "desperdício" sem ouvir quem faz o trabalho pode eliminar etapas que protegiam a qualidade ou a segurança. Pergunte antes de remover.
Perguntas frequentes
Lean é só para indústria?
Não. A lógica vale para qualquer trabalho com etapas, inclusive projetos de escritório, de software e de serviços.
Lean e Six Sigma são a mesma coisa?
Não. Lean foca em eliminar desperdício e melhorar o fluxo. Six Sigma foca em reduzir variação e defeitos usando estatística. Costumam ser combinados, o que se chama Lean Six Sigma.
Lean é uma metodologia de gestão de projetos?
É mais uma filosofia do que um passo a passo fechado. Você a usa junto com outra abordagem, como Kanban, Scrum ou o modelo cascata.
Por onde começar?
Escolha um tipo de trabalho que se repete, mapeie os passos e descubra onde ele para. Um pequeno ajuste ali costuma dar o primeiro ganho.