O que é um projeto, afinal
Um projeto tem começo e fim, e entrega algo que ainda não existia. O PMI, associação internacional da área, define projeto como um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado único.
Compare dois trabalhos da mesma empresa:
| Trabalho | É projeto? | Por quê |
|---|---|---|
| Emitir as notas fiscais do mês | Não | Se repete todo mês, do mesmo jeito |
| Trocar o sistema de notas fiscais | Sim | Tem data para acabar e entrega algo novo |
| Atender clientes no chat | Não | É rotina, não termina |
| Criar um chat de atendimento no site | Sim | Começa, entrega e termina |
Rotina também precisa de gestão, mas é outra conversa. Projeto tem uma particularidade: como nunca foi feito daquele jeito, sempre tem incerteza.
As perguntas que todo projeto precisa responder
Se você só guardar uma coisa desta página, guarde esta lista. Toda a gestão de projetos existe para responder bem a estas perguntas, e para continuar respondendo quando as respostas mudam:
| Pergunta | Nome técnico | Para quem perguntar |
|---|---|---|
| O que vamos entregar, e o que fica de fora? | Escopo | Quem pediu o projeto |
| Até quando? | Prazo e cronograma | Quem pediu e quem vai fazer |
| Quanto pode custar? | Orçamento | Quem paga |
| Quem faz o quê? | Papéis e responsabilidades | O time |
| O que pode dar errado? | Riscos | Quem já fez algo parecido |
| Como saberemos que deu certo? | Critérios de sucesso | Quem vai usar o resultado |
Repare na última coluna. Gestão de projetos é, em boa parte, saber a quem perguntar.
As etapas de um projeto
Quase todo projeto passa por cinco momentos. Nem sempre eles acontecem em fila: muitas vezes se repetem em ciclos.
- Começo (iniciação). Alguém tem uma necessidade. Você descobre por que o projeto existe e quem decide.
- Planejamento. Você combina o que entrega, quando, com quem e por quanto.
- Execução. O time faz o trabalho.
- Acompanhamento. Você compara o combinado com o que está acontecendo e ajusta.
- Encerramento. Entrega, aceite de quem pediu e registro do que se aprendeu.
Leia também: ciclo de vida do projeto com exemplo
Exemplo: a reforma do banheiro
Você quer reformar o banheiro antes de receber visita em dois meses.
- Escopo: trocar piso e louças. O box fica para depois.
- Prazo: pronto em 45 dias, com 15 de folga.
- Orçamento: até R$ 8 mil, com uma reserva para imprevistos.
- Quem faz: pedreiro, encanador e você, que escolhe o material.
- Risco: o piso escolhido estar em falta. Plano B: deixar um segundo modelo aprovado.
- Sucesso: banheiro funcionando, sem vazamento, antes da visita.
Os valores são só ilustração. O raciocínio é o mesmo de um projeto de empresa, com mais gente e mais dinheiro.
O que faz quem gere um projeto
A pessoa que gere o projeto raramente faz o trabalho técnico. Ela garante que as perguntas da tabela tenham resposta, que todo mundo saiba o combinado e que os problemas apareçam cedo. Na prática, o dia tem muita conversa: alinhar com quem pediu, destravar o time, avisar sobre atrasos antes que virem surpresa.
Leia também: o que faz um gerente de projetos
Métodos: cascata, ágil e o meio-termo
Existem jeitos diferentes de organizar esse trabalho. No modelo cascata, você planeja tudo antes e executa em etapas fechadas. Nos métodos ágeis, como o Scrum, você entrega em partes pequenas e ajusta a cada ciclo. Muita empresa mistura os dois. A escolha depende do projeto que você tem nas mãos.
Leia também: como escolher a metodologia
Erros comuns de quem está começando
- Começar a fazer antes de combinar o que é "pronto".
- Guardar o plano na cabeça, sem nada escrito para o time consultar.
- Descobrir o atraso no dia da entrega, porque ninguém olhou o cronograma no meio do caminho.
- Aceitar pedidos novos sem rever prazo e orçamento.
Perguntas frequentes
Gestão de projetos e gerenciamento de projetos são a mesma coisa?
Na prática, sim. São duas traduções usadas no Brasil para "project management".
Preciso de curso para gerir projetos?
Para começar, não. Organizar um projeto pequeno com as perguntas desta página já ensina muito. Curso e certificação ajudam quando você quer crescer na carreira.
Qual ferramenta usar?
Para um projeto pequeno, uma planilha ou um quadro de tarefas basta. Veja as opções em softwares de gestão de projetos.