Para que serve
Sem run-down, cada pessoa tem uma ideia diferente do que acontece em seguida. Com ele, o time sabe exatamente quando o som entra, quando o coffee break abre, quando o palestrante sobe ao palco e quem avisa o próximo.
O que colocar
| Coluna | O que escrever |
|---|---|
| Horário | Início e duração de cada item |
| O que acontece | Descrição curta (abertura, palestra, intervalo) |
| Responsável | Quem conduz ou executa |
| Necessidades | Microfone, slide, luz, música, mesa |
| Observações | O que pode dar errado, plano B, aviso especial |
Exemplo
| Horário | O que acontece | Responsável | Necessidades |
|---|---|---|---|
| 08h00 | Abertura do credenciamento | Recepção | Mesas, crachás, lista |
| 09h00 | Boas-vindas | Mestre de cerimônias | Microfone, música de entrada |
| 09h10 | Palestra 1 | Palestrante A | Slides testados, microfone de lapela |
| 10h00 | Intervalo | Produção | Coffee break pronto às 09h55 |
| 10h30 | Painel | Mediador | 4 microfones, 4 cadeiras |
Os horários são ilustrativos.
Como criar
- Parta da programação oficial.
- Acrescente as etapas invisíveis para o público: ensaio, teste de som, posicionamento de equipe.
- Faça uma versão por área (som, palco, recepção) com o que cada equipe precisa.
- Revise com cada responsável, perguntando: "O que você precisa estar pronto antes de entrar em ação?".
Como usar no dia
- Imprima e leve em papel (bateria acaba).
- Defina um responsável por controlar o horário e avisar atrasos.
- Combine uma forma de comunicação (rádio ou grupo de mensagens) só para a produção.
- Quando algo atrasar, decida cedo o que será encurtado.
Erros comuns
- Não prever tempo de troca entre palestrantes.
- Deixar os horários sem folga.
- Cada área com uma versão diferente do roteiro.
Perguntas frequentes
Run-down é o mesmo que programação?
Não. A programação é o que o público vê. O run-down inclui tudo o que a produção faz nos bastidores.
Quem escreve o run-down?
Quem coordena a produção, com ajuda de cada área.