Quatro semanas a uma semana antes
- Contrato do local assinado e dados de montagem confirmados.
- Fornecedores principais confirmados por escrito (data, horário, endereço de entrega).
- Programação final definida e enviada aos palestrantes.
- Lista de convidados ou inscritos atualizada.
- Autorizações necessárias conferidas (alvará, bombeiros, direitos autorais de música), quando se aplicam.
Uma semana a um dia antes
- Contato por telefone com cada fornecedor para confirmar horário.
- Crachás, materiais impressos e brindes conferidos e embalados.
- Equipe com função, horário e telefone de cada pessoa.
- Plano B para os três maiores riscos (chuva, falta de energia, palestrante que não chega).
- Visita técnica ao local com a lista de pontos (energia, internet, som, acessos, banheiros, sinalização).
No dia
| O que conferir | Quem confere |
|---|---|
| Chegada e montagem dos fornecedores | Coordenador de produção |
| Teste de som, imagem e internet | Técnico responsável |
| Credenciamento pronto antes da abertura | Equipe de recepção |
| Roteiro do dia na mão de cada responsável | Coordenador geral |
| Registro de fotos e vídeos | Quem for designado |
Depois
- Desmontagem e conferência do espaço com o local.
- Pagamentos pendentes anotados.
- Agradecimentos enviados.
- Reunião de aprendizado (veja pós-evento).
Perguntas para fazer ao local
| O que perguntar | Para quem |
|---|---|
| "A que horas posso entrar para montar e até que horas posso ficar?" | O local |
| "Qual a capacidade de energia e quem liga?" | O local |
| "Há restrição de som, fumaça, fixação em parede ou comida de fora?" | O local |
| "Quem é o responsável no dia e qual o telefone dele?" | O local |
Erros que mais custam
- Confirmar fornecedor só por mensagem informal.
- Não ter um telefone de emergência de cada responsável.
- Deixar a conferência da energia e da internet para o dia.
Perguntas frequentes
O checklist muda conforme o tipo de evento?
Muda. Casamento, congresso e feira têm itens diferentes. Use esta lista como base e acrescente o que é específico.
Quem deve manter o checklist?
Uma pessoa só, o coordenador, que atualiza e cobra. Várias pessoas editando sem responsável deixam a lista desatualizada.