Por que evento é um projeto
Evento tem prazo fixo (a data), entrega única (o dia do evento) e muita coisa que depende de outras. Se o som atrasa, o palco atrasa. Se o alvará não sai, o evento não acontece. Pensar assim ajuda a organizar sem depender de memória.
As etapas, com as perguntas de cada uma
| Etapa | O que fazer | O que perguntar | Para quem |
|---|---|---|---|
| 1. Definir | Dizer para que o evento existe | "O que precisa acontecer para este evento ter valido a pena?" | Quem paga |
| 2. Planejar | Data, local, orçamento e equipe | "Qual o teto de gasto e a data que não muda?" | Quem paga e quem decide |
| 3. Contratar | Local, buffet, som, segurança | "O que está incluído no preço, e o que é cobrado à parte?" | Cada fornecedor |
| 4. Divulgar | Convites, ingressos, comunicação | "Quantas pessoas precisam confirmar para fechar a conta?" | Financeiro |
| 5. Ensaiar | Roteiro minuto a minuto | "Quem faz o quê, a que horas?" | Equipe de campo |
| 6. Realizar | O dia do evento | "Se algo falhar, quem decide?" | Coordenação |
| 7. Fechar | Pagar, agradecer, medir | "O que funcionou e o que repetiríamos?" | Equipe e quem pagou |
O que costuma dar errado
- Fornecedor que some perto da data. Pergunte: "Se você faltar, quem cobre?"
- Orçamento que estoura por itens esquecidos, como taxa de limpeza, gerador ou seguro.
- Autorizações que demoram mais do que o esperado.
- Muita gente sabendo "mais ou menos" quem faz o quê. Uma matriz RACI resolve.
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Perguntas frequentes
Quanto tempo antes devo começar a organizar um evento?
Depende do tamanho. Quanto maior o público e mais fornecedores, mais cedo. Comece pelo que tem menos opções de data, como o local.
Preciso de uma equipe grande?
Não. Precisa que cada tarefa tenha dono.
Qual a primeira coisa a definir?
Para que o evento existe. Sem isso, data, local e orçamento viram palpite.