O que costuma entrar
| Grupo | Exemplos |
|---|---|
| Local | Aluguel, taxas de limpeza, energia extra, segurança do local |
| Estrutura | Palco, som, iluminação, telão, mobiliário, decoração |
| Alimentação | Buffet, coffee break, bebidas, garçons |
| Pessoas | Equipe de produção, recepção, palestrantes, artistas, intérpretes |
| Divulgação | Peças gráficas, anúncios, assessoria, fotógrafo |
| Materiais | Crachás, impressos, brindes, sinalização |
| Logística | Transporte, hospedagem, alimentação da equipe |
| Burocracia | Licenças, seguro, direitos autorais, taxas de cartão |
| Reserva | Imprevistos |
Custo fixo e custo variável
Custo fixo não muda com o número de pessoas (aluguel do local, palco). Custo variável cresce com a quantidade (comida, brindes, credenciais). Para estimar, você precisa de uma previsão de público. Faça três cenários: pessimista, provável e otimista.
Perguntas ao pedir orçamento a fornecedores
| O que perguntar | Para quem |
|---|---|
| "O que está incluído e o que é cobrado à parte?" | Fornecedor |
| "Há taxa de serviço, hora extra ou frete?" | Fornecedor |
| "Qual a política de cancelamento e de reajuste?" | Fornecedor |
| "Qual a forma de pagamento: entrada, parcelas, na entrega?" | Fornecedor |
| "O preço muda se o público variar?" | Buffet e local |
Peça pelo menos três orçamentos para os itens maiores e compare o que está incluído em cada um, não só o valor total.
Reserva para imprevistos
Separe uma parte do orçamento para o que ninguém previu. Em eventos ao ar livre ou com muita tecnologia, a reserva tende a ser maior. Evite definir um percentual sem justificar; ligue a reserva aos riscos que você listou.
Como acompanhar
Monte uma planilha com quatro colunas: previsto, contratado, pago e saldo. Atualize toda semana. Se um item estourar, a decisão é: tirar de outro item, usar a reserva ou pedir mais verba. Veja a lógica geral em orçamento de projeto.
Fontes de receita
Se o evento tem ingressos, patrocínio ou venda de estande, monte o lado da receita com o mesmo cuidado. Veja patrocínio.
Erros comuns
- Orçar sem previsão de público.
- Não incluir a equipe própria no custo.
- Pagar tudo adiantado e perder poder de negociação.
Perguntas frequentes
Qual o custo médio de um evento?
Varia demais com o tipo, o local e o público. Não existe valor padrão confiável; use orçamentos reais de fornecedores da sua cidade.
Como reduzir custo sem perder qualidade?
Negocie datas menos disputadas, reduza itens que o público não percebe e peça combinações de serviços ao mesmo fornecedor.