Nos primeiros dias
- Conferir a desmontagem com o local e recolher tudo o que é seu.
- Guardar e devolver equipamentos emprestados.
- Registrar danos ou ocorrências antes de qualquer pagamento final.
- Mandar mensagem de agradecimento a equipe, fornecedores, palestrantes e patrocinadores.
Fechar o financeiro
| Item | O que fazer |
|---|---|
| Pagamentos a fornecedores | Conferir se o que foi entregue bate com o contrato antes de pagar |
| Receitas | Conferir ingressos, estandes e patrocínios recebidos |
| Orçamento final | Comparar previsto e realizado, item a item |
Medir o resultado
Compare com o objetivo que você definiu no início. Dados úteis:
- Número de inscritos, de presentes e de ausentes.
- Satisfação do público (pesquisa curta enviada em até alguns dias).
- Resultados para patrocinadores.
- Alcance nas redes e na imprensa.
Perguntas para uma pesquisa curta:
| Pergunta | Para quem |
|---|---|
| "De 0 a 10, quanto você recomendaria este evento?" | Público |
| "O que foi melhor?" | Público |
| "O que precisa melhorar?" | Público |
| "Você participaria de novo?" | Público |
Reunião de aprendizado
Reúna a equipe em até duas semanas e pergunte:
| Pergunta | Para quem |
|---|---|
| "O que funcionou e queremos repetir?" | A equipe |
| "O que deu errado e por quê?" | A equipe |
| "O que faríamos diferente?" | A equipe |
Registre três a cinco aprendizados com responsável. Eles viram a lista de partida do próximo evento. Veja o formato em retrospectiva.
Relatório final
Reúna em um documento curto: objetivo, resultados, orçamento previsto e realizado, fotos, aprendizados. Serve a quem pagou, ao patrocinador e à próxima equipe.
Erros comuns
- Pagar tudo antes de conferir a entrega.
- Não perguntar ao público.
- Perder os aprendizados porque ninguém registrou.
Perguntas frequentes
Quando enviar a pesquisa de satisfação?
Logo depois, enquanto o público ainda lembra, normalmente em até alguns dias.
Preciso fazer relatório mesmo em evento pequeno?
Uma página já ajuda. O importante é guardar os aprendizados.