Por que tanta implantação dá errado
Quase sempre pelo mesmo motivo: a empresa trata a implantação como assunto de TI. O sistema fica pronto, mas os dados chegam bagunçados, ninguém foi treinado direito e a equipe volta para a planilha na primeira semana.
Uma implantação mexe com três coisas ao mesmo tempo: tecnologia, processo e pessoas. Quando uma delas fica de fora, o projeto trava.
Antes de contratar: o que perguntar
| O que perguntar | Para quem | Por quê |
|---|---|---|
| "Que problema o sistema novo precisa resolver?" | Diretoria e áreas usuárias | Evita comprar recurso que ninguém vai usar |
| "Quais processos mudam no dia a dia?" | Quem executa a rotina | Mostra o tamanho real da mudança |
| "Quais dados precisam vir do sistema antigo?" | Quem cuida dos cadastros | Migração é o que mais atrasa |
| "O que está incluído na implantação e o que é cobrado à parte?" | Fornecedor | Evita surpresa no orçamento |
| "Quem do fornecedor acompanha o projeto, e por quanto tempo?" | Fornecedor | Define o suporte depois da virada |
| "Com quais sistemas ele precisa conversar?" | TI | Integrações costumam ser subestimadas |
As etapas de uma implantação
- Diagnóstico. Mapear como o trabalho é feito hoje e o que precisa mudar.
- Configuração. Ajustar o sistema aos processos combinados, aceitando mudar o processo quando o sistema já resolve melhor.
- Migração de dados. Limpar, converter e testar os dados que vêm do sistema antigo.
- Testes com quem usa. Pessoas das áreas simulam o trabalho real antes da virada.
- Treinamento. Curto, prático e perto da data de uso, para ninguém esquecer.
- Virada (go-live). O dia em que o sistema novo passa a valer.
- Acompanhamento. Semanas de suporte próximo até a rotina estabilizar.
Muitas implantações combinam um contrato com etapas fechadas e ciclos curtos de configuração e teste. É um bom exemplo de abordagem híbrida.
Leia também: abordagem híbrida na prática
Quem precisa estar no projeto
- Patrocinador: alguém da diretoria que decide quando há conflito entre áreas.
- Gestor do projeto: quem organiza cronograma, riscos e comunicação.
- Usuários-chave: uma ou duas pessoas de cada área, que testam e depois ajudam os colegas.
- Fornecedor: consultor de implantação e suporte técnico.
- TI: integrações, acessos e segurança.
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Riscos que aparecem em quase toda implantação
| Risco | Sinal de alerta | O que fazer |
|---|---|---|
| Dados ruins | Cadastro duplicado ou incompleto no sistema antigo | Começar a limpeza antes da configuração |
| Resistência do time | "No sistema antigo era mais fácil" | Envolver usuários-chave desde o diagnóstico |
| Escopo crescendo | Cada área pede uma personalização | Registrar pedidos e aprovar mudanças por escrito |
| Virada em época ruim | Go-live no fechamento do mês | Escolher uma data de menor movimento |
| Suporte curto | Fornecedor sai logo depois da virada | Combinar em contrato o período de acompanhamento |
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Como saber se a implantação deu certo
Combine os critérios antes de começar. Alguns exemplos:
- As áreas deixaram de usar a planilha paralela.
- Os relatórios principais saem do sistema novo.
- Os chamados de suporte caem semana a semana depois da virada.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva uma implantação?
Depende do tamanho do sistema e da empresa. Um sistema simples pode levar semanas; um ERP costuma levar meses. Peça ao fornecedor um cronograma com as etapas desta página e compare com a sua realidade.
Dá para implantar tudo de uma vez?
Dá, mas o risco é maior. Muitas empresas implantam por módulo ou por área, para aprender no caminho.
E se o time não quiser usar?
É o problema mais comum. Veja como evitar em implantar uma ferramenta no time.